A manutenção do parque tecnológico de um hospital é uma tarefa complexa. Empresas de saúde esbarram frequentemente na dificuldade de compor uma equipe técnica que possua toda a expertise requerida para o melhor atendimento e com valor justo.

Ao mesmo tempo, as instituições que optam pela terceirização podem acabar pagando caro por um trabalho que não atende totalmente às metas e expectativas do serviço.

Este artigo reúne dicas e boas práticas para iniciar o plano de manutenção de equipamentos hospitalares de forma eficiente.

Comece pelo inventário

O primeiro passo para uma rotina de manutenção bem-feita é levantar e listar todos os equipamentos que precisarão de manutenção. O inventário deve incluir detalhes de informação de cada equipamento que permitam determinar o roteiro de intervenções técnicas, assim como as peças que necessitam de troca periódica e os testes gerais de desempenho de cada item.

Com essa listagem em mãos, é possível dimensionar a quantidade de horas trabalhadas, os materiais necessários e os investimentos para o sucesso.

Coloque o plano no papel

Em cima das informações do inventário, o profissional de gestão é capaz de pesquisar quais peças são necessárias para a reposição periódica, através da vida útil informada pelo fabricante, assim como os requisitos normativos e legais requeridos para cada tecnologia. A partir daí, é definido todo o escopo de tarefas preventivas a serem executadas, incluindo ao final de cada roteiro técnico os controles de qualidade que são compostos pelos ensaios, calibrações, verificações e validações. Com essas informações é estabelecido o total de horas necessárias para o serviço, o perfil e quantitativo dos profissionais técnicos que irão compor a equipe, assim como as ferramentas necessárias para equipar o time e guiá-lo para o sucesso.

Na etapa de planejamento, o profissional de gestão precisa dimensionar uma equipe técnica que é a base do controle de qualidade, primeira responsável legal por todos os equipamentos e suporte imediato aos médicos e enfermeiros. Ele avalia se a equipe interna do hospital pode desenvolver as competências requeridas através de investimento nos talentos latentes ou se as limitações existentes que permeiam estes profissionais indicam a necessidade de diminuir o investimento neles por meio da terceirização para uma equipe externa de parte da execução do serviço, mantendo sempre a corresponsabilidade pelos resultados alcançados.

Um bom planejamento também deve contemplar os indicadores financeiros e a gestão dos resultados. Isso serve não só para medir a eficiência do trabalho, mas para apoiar a escolha dos profissionais, a estratégia planejada e os investimentos necessários para atingir metas.

Equipe externa precisa de concorrência

Embora complementares em serviços, as equipes externas são concorrentes por definição da equipe interna em termos de investimentos, sobretudo aqueles que afetam a carreira e o retorno financeiro. Por isso, é muito importante que a equipe interna dimensione com precisão o que será demandado para as empresas de manutenção. Para isso, pode ser necessário o suporte de um engenheiro consultor isento. O escopo do serviço bem definido e padronizado deve permitir que grande número de empresas, senão todas, participem da concorrência visando maiores vantagens para o hospital. Uma estratégia para ampliar a concorrência é dividir os equipamentos do inventário em grupos e, para cada grupo, realizar o processo seletivo para a contratação da equipe externa terceirizada dedicada. Dessa forma, a estratégia colabora muito para que o trabalho seja realizado pela equipe mais competente e confiável possível, a preço justo e dentro de um escopo de serviço já determinado, além de promover o desenvolvimento de vários fornecedores independentes entre si, o controle de acesso e circulação limitado de profissionais externos dentro da instituição de saúde, a prevenção de dependência técnica pela formação de monopólio e o fomento de novos arranjos em futuras concorrências.

É fácil perceber que, tendo conhecimento técnico sobre o processo, o hospital é capaz de determinar se a empresa contratada tem capacidade de executar o serviço que se propõe. Por isso, é importante que o responsável pelo plano entenda bem sobre manutenção de equipamentos hospitalares ou tenha suporte de um engenheiro exclusivo e isento.

Seja corresponsável pela manutenção dos equipamentos hospitalares

Em muitos locais, é comum a equipe interna julgar que a equipe externa por si só já é a responsável técnica e legal sobre as tarefas prestadas. Contudo, quem contrata, elabora ou delega a execução de um plano de manutenção é o primeiro responsável pelo seu resultado. Para o hospital, ter um engenheiro altamente capaz presente na equipe interna significa que o profissional já tem conhecimento suficiente para executar a tarefa caso necessário e assumir a responsabilidade integral de sua formação junto ao conselho de classe. Ele é o personagem central no controle de qualidade e gestão do plano, independentemente de possuir uma equipe interna ou externa. Cabe a ele, por exemplo, garantir que as metas sejam alcançadas, apreciar os relatórios operacionais, sugerir ações estratégicas para a alta direção e dar garantias sobre a sustentabilidade das soluções, levando em consideração os riscos envolvidos.

Mais uma vez, um profissional experiente à frente da tarefa faz toda a diferença. Conhecendo o processo, ele é capaz de checar se as peças que estão sendo usadas são originais, garantidas pelo mercado.

Uma vez que o hospital assume essa postura, alguns cuidados extras ajudam a reforçar a vigilância:

• Recolher as peças a serem descartadas junto ao fabricante, garantindo que terão a destinação correta;
• Etiquetar as peças novas com a data da troca e a previsão de manutenção, para facilitar a logística.

Aprenda a gostar de auditorias e fiscalizações

Para trabalhar em um hospital, é muito importante não temer auditores e fiscais de diversos órgãos. Ao contrário, é preciso vê-los como agentes de melhoria contínua que têm o objetivo mais de informar do que de punir. Com esta percepção, a equipe interna é fundamental na recepção destes profissionais, identificação de sua procedência/formação, acompanhamento da visita, retenção de seu contato para novas informações e entendimento dos requisitos legais que estão sendo abordados. Indo além, a equipe técnica precisa analisar com cautela as leis e resoluções que são exigidas nos laudos pós visita, assim como a identificação de possíveis riscos de multas ou penalidades, auxiliando a tomada de decisão da empresa de saúde na priorização das ações.

Uma boa prática é criar dois documentos para registrar o acompanhamento dos auditores/fiscais: um deles é um termo de confidencialidade para preservar os segredos do plano e o outro é um formulário no qual exista a descrição da adequação apontada pelo profissional, a identificação da lei/portaria a que se refere, prazo de implementação, valores de multa com a referência da tabela para consulta e condições de recurso.

Autossuficiência é o desafio

A meta de muitos profissionais é o aprimoramento de seus conhecimentos e habilidades práticas com os objetivos de se tornarem relevantes para a empresa em que trabalham e de serem membros importantes para a sociedade. Para as instituições de saúde, por outro lado, internalizar todo o processo é o desejo natural, tornando-se autossuficiente na manutenção de equipamentos hospitalares, tendo como parceiros os fabricantes e sua rede autorizada, sem intermediários que impliquem em custos adicionais. Para que os hospitais realizem o desejo de possuir equipe interna muito resolutiva e presente, é estratégico que as lideranças percebam os benefícios proporcionados por políticas bem estruturadas para reter profissionais com todas as expertises necessárias ao plano. Quem é muito experiente é mais disputado pelo mercado e custa mais caro, mas apresenta melhores resultados.

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